化合物库存管理系统

无论您的实验室的大小，检查库存是您可以做的最重要的事情之一，这可以使一切顺利。监测耗材、试剂、实验室设备和仪器可能是一项重大任务。但这样做会提高生产力并降低成本。进一步提高实验室预算并提高效率可以通过一些简单而有创意的技巧来实现。[b]创建起点[/b]无论您是开始新的实验室还是开展清单简化库存进程，都需要创建起点。记录一切；我的意思是一切。你可以用纸和笔以旧的方式或软件来做到这一点。无论您选择哪一个，请确保对每件物品进行了说明。这将是您的初始库存。一旦你完成，你可以开始盘点所需的东西和不需要的东西。[b]评估库存量和消耗[/b]既然你已经完成了你的列表，现在是时候评估你可以使用多于什么或少于什么了。在这样做的时候，你应该仔细考虑你日常的各个方面。最常使用哪些物品？每周或每月使用多少这些物品？回想6个月后，你重新订购了这些物品多少次？您当前的项目是否需要超出现有量的额外库存？你有没有必要扔掉到达截止日期的物品？问自己，所有这些问题都将开始制定行动计划。记录笔记是一个好主意，让您有一个参照点要回去。现在是时候把这些发现实施了。创建一个新的列表或电子表格，概述您将继续使用的所有物品。请注意，实验室的最小使用量将保持在手。这将成为重新订购的阈值。一旦供应量减少到这个阈值，那将是设定的重新订购时间。如果你可以采用实验室库存软件（如labup，等）来使这个流程自动化，我建议这样做。利用市场上的免费软件管理软件产品。当您想评估去库存的可能性时，这也是可能的。您可能会注意到，我们将继续检查一些位于支架上的用品。虽然我强烈建议批量订购以节省一些现金，但如果没有能力使用完这些物品，那就是不明智的。存储成本是大多数管理者忽略的事情。想像你的存储设施的每平方英尺就像一个停车库。你想要最大限度地扩大你可以在其中停放的汽车数量。你也想确保进去，也出去。长时间停放在空间中的汽车不会产生与运转的汽车相同的利润（特别是在事件中，但那是一个完全不同的故事）。这是一个很好的放置地点，你想确认存货正在被使用且这些物品值得上存储它占据的空间。超量购买和占用大量空间的未被使用的实验室用品是浪费且昂贵的。[b]库存货品位置分配[/b]一旦计划好您的实验室库存量，您应该尽早考虑好它的发展方向。仔细的规划可以增加实验室的效率。例如，所有的物品应该易于存取并放置在正确存放的地方。您可以将所有常用物品放在一起，具有相近过期日期的物品放在一起等等。根据使用频率，到期日期和类型对库存进行分组创建一个易于检索和重新库存的有组织的系统。一个特别好的方法是使用条形码系统。您可以在每个货架上或储存设施的区域放置条形码。储存供应订单时，可将相关条形码应用于产品并扫描到适当的位置。每当物品被移除时，它被扫描，并且库存量被自动从库存中移除。这样可以轻松快速地跟踪您的库存量和位置。然而，自动化并不总是具有成本效益或必需的。简单的手写地图显示了储藏室和产品的布局。在使用的电子表格中，手动添加和减少它们的使用是非常方便的。虽然自动化使它变得无缝可钻了，有一个好的铅笔和纸也是足够的。你也可以考虑在墙上安装一个粉笔板或白板来保持这样的轨迹！在可能的情况下将消耗品储存在组织箱和储存容器中。如果您的预算允许，投资配送箱系统。它们是保护您的库存免受灰尘和碎屑影响的好方法，也可使检索快捷方便。相信我。不断打开和关闭纸板箱（更不用说泄漏的风险）是令人讨厌和低效的。一寸光阴一寸金，您在存储室中花费的时间越多，实验室花费的时间越多。正确存储实验室设备和仪器也应该是您的列表中的优先项目。请记住，由于维护和校准成本，设备真的可以推动您的预算限制。如果设备没有妥善储存，会造成过早的故障或损坏，这将是一件令人遗憾的事情。虽然看起来很简单，但存储设备时需要考虑以下几点：不要存放在极端温度或极端温度下远离水源（水槽，洗手盆等）购买防尘防碎片的设备将设备保持在废物水平，这样就很容易回收——降低风险或降低风险不要在未使用的时候将设备接通(自动化和网络设备除外)。识别每一件实验室设备和监控产品以及库存产品维护和校准记录应该靠近存放[b]杠杆采购[/b]现在，你已经制定了你的存储水平，是时候订购了！您可以利用大量存货的产品从实验室供应商那里获得更好的交易。我强烈建议直接向他们咨询批量定价折扣和其他降低成本的项目。在你的实验室里，长期订单是一种很好的方式，它可以让你的供应商为你提供定期的订单服务，从而在你的实验室里腾出一些空间。不要因为小包装的大小和数量而泄气。请花几分钟时间与供应商联系，并询问是否有可用的数量。许多供应商会很乐意为您量身定制订单，以满足您的要求。记住，只需几分钟的时间来询问信息，真的可以节省你很多钱。通过利用您的购买力进一步扩大您的预算。相信我。我们根本不介意！[b]设备维护计划[/b]这通常不是实验室库存过程的一部分，但值得一提。使实验室设备的服务和校准成为您的库存管理过程的一个好主意。列出需要服务的每件设备，并按照制造商的建议制定计划。将清单妥善保存在设备的存储位置，并在您完成库存审核时检查。这将提醒您继续服务，并提醒您即将到来的日程安排。正确维护实验室设备可以节省您很多麻烦，甚至节约更多的钱。我强烈建议您做到这部分库存常规。[b]维护记录[/b]实验室用品并不是唯一应该保持密切关注的东西。维持良好记录并确保安全储存是运行高效实验室的关键。我可以写几个小时来正确分配文件和笔记，但我只关注成本记录。保留所有收据！这通常被认为是毫无意义的。但是，我不能告诉你这是多么重要。除关注费用外，收据是召回您购买的产品编号和供应商的宝贵工具。我建议创建每个收据的数字副本，并将其保存在您使用的实验室软件中，甚至在外部硬盘驱动器上。硬拷贝也应该保留。防火文件柜是保护重要文件的好方法。加锁来安全地保护敏感信息也不是一个坏主意。这与实验室库存管理有什么关系？简单。以每周或每月的方式记录您的记录，并将其记录到您的库存检查中。制作一份清单（是的，我喜欢列表）所有保存记录的项目。在进行库存量审核时，您还可以运行记录并确保一切顺利。检查收据是否丢失，确保正在收集数据，验证签名，并继续列表。无论您的实验室需要什么来保持良好的记录，把它作为清单上的一个项，你就能确保你始终状态良好。[b]分配团队任务[/b]为了使整个过程更容易实现，分配团队成员的个人责任是一个好主意。例如，您可以指定一名实验室技术人员存放新订单，而另一名分配盘点库存的任务。您的团队的其他成员可以被安排在设备服务的日程表中。如果您决定分散职务，我强烈建议您开个快速会议。向大家解释新进程的目标，您的主要优先事项是什么，谁将正在做什么以及您将要执行的后续程序。您团队中的每个人都应该对目标和如何实现目标有很强的理解。让每个人达成共识和进度一致是确保你的实验室库存管理系统完美运行的最好方法之一。[b]制定库存审核计划[/b]这一步超出您可能会进行的每周，每两周或每月的库存补货计数。开发和跟踪库存审核计划是跟踪团队并确保流程正常运行的好方法。你已经知道将要发生什么了，不是吗?创建一个列表!是的。但这一点真的很简单。只记下库存过程的关键组件。决定您想要完成审核的频率，然后再执行此操作。如果你感觉有热情，你可能决定每季度、半年、甚至每月进行一次。使用列表作为指导，并检查实验室库存过程的所有元素。确保储存量得到适当维护，确保没有昂贵的废物，确保记录正确保存，检查设备维护合规性并检查耗材的过期日期。当然，可能还有更多的事情需要研究，但这些只是您可以审核的项目。审计是一个很好的方式来跟踪所有事情并使它们一目了然。这也是保持团队中每个人诚实的好方法。您可以委托库存管理流程的每个部分，但没有适当的后续行动，您将永远不会知道这些努力的有效性。[b]结论[/b]每个实验室有不同的要求。一些实验室存货比其他实验室的存货多，但无论存货的数量多少，总是有可能削减冗余，使库存管理更有效率。

[b][color=#cc0000]库存按其是否可用可分为可用库存和不可用库存，可用库存是指那些可以随时用于生产或者订单交货的库存；[/color][color=#cc0000]不可用库存则是指那些在短时间内无法用于生产或交货的库存，例如运输过程中的在途库存、生产线上的在制品、仓库中的淤滞库存（即销售的机会非常小）和预留库存（为客户的订单预留但还没有交货）。[/color][color=#cc0000]库存按其存在形态又可分为原材料、在制品包括半成品、产成品、维修备件、在途库存、寄售库存。[/color][color=#cc0000]不同形态下的库存其管理方式和目标是不完全一样的。例如原材料库存的管理强调的是生产计划的准确、原材料计划的及时、供应商交货的快速和稳定，降低原材料库存也应相应从这些方面来入手。[/color][color=#cc0000]在制品或者是半成品的库存量控制则需要通过制定合理的生产线工作节拍、使物料在生产线上连续而均匀地流动、减少在制品的等待时间、合理布置生产线的位置以物料在生产过程中的转移距离等措施来实现。[/color][/b]

摘要：[font='calibri'][size=12px]为确保检测工作正常进行、检测数据准确可靠，需对消耗品的采购、验收、储存进行规范管理。本文对食品检测实验室中消耗品库存规范化管理展开研究，探讨[/size][/font][font='calibri'][size=12px]消耗品零库存管理[/size][/font][font='calibri'][size=12px]模式的构建和实际应用效果。通过优化流程、依托电子采购平台、改进四个关键节点，提高了出入库效率，达到零库存管理效果，减少库房占用面积和仓库管理工作，让消耗品能保质保量迅速投入使用。[/size][/font][font='calibri'][size=12px][color=#ff0000] [/color][/size][/font][size=12px]关键词[/size][size=12px]：[/size][size=12px]食品；检测；[/size][size=12px]消耗品；仓库管理；零库存[/size][align=center][size=12px]Preliminary Study on Zero Inventory Management Model of Consumables in Food Testing Laboratory[/size][/align][size=12px] [/size][font='calibri'][size=12px]Absrtact:[/size][/font][font='calibri'][size=12px] in order to ensure the normal inspection work and the accuracy and reliability of the test data, it is necessary to standardize the management of the purchase, acceptance and storage of consumables. In this paper, the standardized management of consumable inventory in food testing laboratory is studied, and the construction and practical application of consumable zero inventory management mode are discussed. Through optimizing the process, relying on the electronic procurement platform, improve the four key nodes. It improves the efficiency of in-out stock, achieves the effect of zero inventory management, reduces the occupied area of warehouse and warehouse management, and enables consumables to be put into use quickly.[/size][/font][font='calibri'][size=12px][color=#ff0000] [/color][/size][/font][size=12px]Keywords:[/size][size=12px] food test consumables warehouse management zero inventory[/size][align=left][font='黑体'][size=14px]0 引言[/size][/font][/align][align=left][size=12px] 食品检测是依据相关标准或者技术规范，[/size][size=12px]利用仪器设备、环境设施等技术条件和专业技能，对食品样品进行检验检测[/size][font='calibri'][size=12px]。[/size][/font][size=12px]为了使检测工作正常进行、[/size][size=12px]保证检测数据准确可靠，需要对[/size][size=12px]消耗品[/size][size=12px]的采购、验收、储存进行管理控制，以确保采购的物品能满足实验的要求[/size][size=12px]。这些消耗品[/size][size=12px]划分细、[/size][size=12px]种类繁[/size][size=12px]，厂家杂、规格多、专业性强[/size][size=12px]。按照类别分有试剂、标准物质、耗材等；按照状态分有气体（瓶装气）、液体（各类液体试剂）、固体（如玻璃器皿）；按用途分有检测消耗、仪器配件、常用器皿器具、防护用具等。食品检测实验室的正常运转，离不开各种消耗品保质保量的及时供应。[/size][/align][align=left][size=12px] 零库存[/size][size=12px]并不是指以仓库储存形式的某种或某些物品的储存数量真正为零，而是通过实施特定的[/size][size=12px]库存控制[/size][size=12px]策略，实现[/size][size=12px]库存量[/size][size=12px]的最小化。[/size][size=12px]该模式在医院、高校、生产企业得到了广泛应用，但在检测实验室还不多见。我单位对检测用消耗品运行了一种零库存管理模式，让采购回来的消耗品能准确可靠、及时规范地传递到采购需求人手上，取得了较好的效果，现将此管理模式阐述如下。[/size][/align][align=left][font='黑体'][size=14px]1 以合法合规为前提[/size][/font][/align][size=12px] 零库存管理并非简单的减少库存、减少仓库管理环节，而是没有物理意义上的仓库、但管理制度和相关手续依然按照仓库管理进行、仓库管理员对消耗品到货后立即进行入库验收、当天出库发至采购需求人的管理模式。[/size][align=left][size=12px] 故此，相关的管理制度和手续依然照常进行。做为财政拨款单位，要符合上级有关部门对采购验收的相关制度规定以及单位的财务管理规定、采购验收管理内部控制制度要求，筑牢廉政风险防范线。[/size][/align][align=left][size=12px] 做为出具有法律效力报告的检测机构，我单位已通过实验室资质认定和实验室认可，消耗品的管理要符合相关要求。RB/T 214《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》中规定[/size][size=12px]：检验检测机构应明确服务、供应品、试剂、消耗材料的购买、验收、存储的要求[/size][font='calibri'][size=12px]。[/size][/font][size=12px]GB /T 27404[/size][size=12px]-[/size][size=12px]2008[/size][font='calibri'][size=12px]《[/size][/font][font='calibri'][size=12px]实验室质量控制规范 食品理化检测的要求[/size][/font][font='calibri'][size=12px]》[/size][/font][size=12px]中要求：实验室应确保购买的所有影响检测质量的供应品[/size][size=12px]、[/size][size=12px]试剂和易耗品，只有在经检查或确认符合有关检测方法中规定的标准规范或要求之后才投入使用。[/size][/align][font='黑体'][size=14px]2 理顺并优化仓库管理流程[/size][/font][size=12px] 仓库管理是对仓储货物的收发、结存等活动的有效控制，为满足供应需求充分利用仓储资源对仓库及仓库内储存的货物进行管理。传统意义的仓库管理流程一般是串联模式、一个环节完成了才到下一个环节；我单位的零库存管理采用扁平化的并联模式，尽量将同样的动作放在一个环节同时操作，减少流程、缩短时间。[/size][size=12px][color=#0000ff] 即物品采购到货——仓库保管员、验收监督员、采购需求人一起验收——采购需求人领用出库，同时全程纳入监督范围。[/color][/size][size=12px] 将采购需求人纳入验收环节，不但可以使其第一时间掌握到货消耗品信息并立即领用、减少中转时间；而且对于一些进口的、特殊要求的消耗品，仓库管理员并不能完全识别其正确与否，只有采购需求人才最清楚到货消耗品是否合用，可在供货商配送交货验收过程中直接沟通交流与反馈。[/size][size=12px] 将监督人员纳入验收环节，是廉政风险防控的需要也是内部控制制度的要求。监督人员在线上可实时监督采购询价、合同签订等关键环节，还可线下直接检查到货物品的数量、价钱等敏感信息。[/size][font='黑体'][size=14px]3 依托电子采购平台进行网络化管理[/size][/font][size=12px] 我单位自行开发的电子采购平台，从采购需求申报到各层级的审核监督、询价、合同编制、签订都可以在网上进行。采购物品到货后，仓库管理员可以在平台上对照合同信息进行相应的验收、入库、出库，非常方便快捷。平台由科室上报管理、科室申购单管理、采购验收管理、出库管理四个模块组成。其中采购验收管理模块，通过物品发货单上的发票信息与采购平台上的信息进行查验，再由[/size][font='仿宋'][size=12px]申购部门和仓库保管员[/size][/font][font='仿宋'][size=12px]、监督小组成员一起对物品进行验收，[/size][/font][font='仿宋'][size=12px]验收完成[/size][/font][font='仿宋'][size=12px]至电子采购平台上完成[/size][/font][size=12px]到货验收、验收入库、出库至科室。出库管理模块：验收完成的消耗品如实验耗材、通用仪器配件等即可由申购部门领取发放至申购检验员手中，部分出库的消耗品如试剂、标准物质等可根据分类出库至相应的试剂、标准物质管理平台。[/size][font='黑体'][size=14px]4 改进四个关键节点[/size][/font][size=12px] 通过优化流程、依托电子采购平台，在采购计划、验收、监督、出入库手续四个关键节点上做了改进，充分助力了零库存管理的顺利运行。[/size][size=12px] （1）、采购信息实时更新共享。仓库管理员在电子采购平台上能检索到采购物品所处的流程，是还在审核当中还是已经签订采购合同，实时了解、跟进采购物品到货时间。对于到货物品也能迅速检索出是哪个供应商供货、签订的是哪个合同、是哪位采购需求人提出的采购，为下一步及时验收奠定基础。[/size][size=12px] （2）、多部门共同验收。申购部门、验收监督员与仓库管理员一起参与验收，做为实际需求人更清楚到货消耗品是否符合其采购需求。验收无误后申购部门即可直接将货品领出，从而减少了中间环节和等待的时间。[/size][size=12px] （ 3）、采购全流程纳入监督监管。从采购环节到验收环节，都有相关监督人员进行监督，做到全流程多方位监督。监督人员既可在电子采购平台上对采购各流程进行监控、也可到达现场对出入库消耗品进行检查。[/size][size=12px] （4）、简化出入库手续。借助电子采购平台，出入库手续、验收表格均可一键操作，在确保验收无误、监督到位后即可立即进行入库出库操作，同时打印入库出库相关单据。[/size][font='黑体'][size=14px]5 零库存管理的建立[/size][/font][size=12px] 结合我单位多地办公的情况，在仓库管理中建立科学有效的库存管理模式。实施零库存的主要方式有：[/size][size=12px] （1）、按需申购无库存储存：根据食品样品量对所需的消耗品制定采购计划，采购计划审核通过与中标的供应商签订合同，消耗品通过物流运输、配送方式中实现储存，从而实现零库存，减少库存量。[/size][size=12px] （2）、委托仓库存储：对[/size][font='calibri'][size=12px]一些常用的量大的试剂、耗材等，采取囤货在本地供应商仓库，随用随调。根据需求以多次少量的配送方式呈现出零库存状态，减少库存占用地。[/size][/font][size=12px] 零库存管理的要诀是快进快出，即当日入库当日出库。物品到货后验收无误即可入库，入库当天即让采购需求人领用出库，相应的管理流程和手续要同时完成，确保消耗品及相关资料不积压、不拖延。要达到上述效果就需要在信息即时、有效验收、[/size][font='calibri'][size=12px]及时入库出库[/size][/font][size=12px]上下功夫。[/size][size=12px] “采购的试剂和标准物质应检查标签、证书或其他证明文件的信息，必要和可行时应通过适当的检测手段，以确保满足检测方法的要求。”消耗品到货后由仓库管理员进行初次验收，主要是根据货单核对消耗品数量、规格、品种信息，并对其外观进行检查，比如检查包装是否有破损、东西是否有瑕疵等。二次验收是仓库管理员汇同采购需求人进行，根据采购申请单，重点检查品牌、材质、详细参数等是否满足采购需求人需要。二次验收通过后，采购需求人即办理领用手续将消耗品领走出库。此过程监督人员可以随时现场监督、随机抽查。对于一些有具体要求的消耗品，需要仓库管理员填写检验申请单、由检测部门进行相应检测后方能投入使用。[/size][size=12px] [/size][font='黑体'][size=14px]6 结语[/size][/font][size=12px] 通过一套电子采购平台系统、改进了四个关键节点、到货消耗品快进快出、[/size][font='calibri'][size=12px]优化流程[/size][/font][size=12px]让零库存管理得以在食品检测机构顺利进行。从而减少了库房占用和相应的库房管理工作、让采购流程的“最后一公里”能畅通无阻、让检测所需的消耗品能尽快投入使用。为达到上述效果，仓库管理员需要当天收货即时出库，并办结所需各种手续、填写好相应单据；检测部门需派出采购需求人参与验收，只有各方配合默契，检测所用到的各种试剂、标准物质、耗材等，才能合规、及时、准确地投放到检验员手中。[/size]