实验室化学试剂、标准物质和标准溶液管理现状的探讨及科学管理新方法的研究

实验室标准物质和化学试剂管理

现状的探讨及科学管理新方案的研究

-上海港岸仪器技术有限公司-

一、现状分析：

1.1目前，国内大部分实验室对于标准物质和化学试剂的管理，大多借助以下技术技术手段：Excel表格、Lims系统和自己设计定制的软件系统。下面就这三个方法进行具体的介绍：

① Excel表格，详见附图：

表格管理可以记录基本的标物和试剂的参数和数量等信息，但是可能会存在一些问题。比如：管理的随意性较强，比较容易地导致数据不及时不完整；人员管理松散，无法严格地按照双人双锁的规定对毒品等物料来进行管理等问题。

②Lims系统：

在实验室中，该系统的应用是比较普遍的。这个系统比较全面地管理了单位与实验室相关的事物，包括了流程管理和物料管理。这其中涵盖了标准物质和化学试剂的管理。但是，因为需要全面地兼顾各个领域（采购，审批，库存，单据等），所以对于标物和试剂的管理，就存在数据的属性不够详尽，库存和领用数量的账目不能齐平，领用人员的领用信息可溯性差等问题。

③定制的系统：

各家每个定制的系统，各有千秋，各有优点和不足。

1.2 对现有各管理系统及方法总的评价：

标准物质的使用、管理是上级检查、计量认证、单位内审必检的一大项，极容易出现不符合项。检验室的试剂含有危险性较强的毒品和需特殊管理的易制毒物品。目前理化实验室的标准物质和试剂的品种繁杂，且个别品种有些价格昂贵。普遍存在以下待优化的问题：

1 存放不规范且甚至混乱：有些单位每个人各管各的的标物，每个人存放的位置都可能不同；

2 取用麻烦：由于存放的位置不规范，导致需要领用时找寻物料比较的麻烦。试剂存放室的气味较大，寻找试剂的时间太长，可能会吸入试剂的挥发物。

3 易过期浪费：管理系统中缺乏过期提醒，或者就算知道快过期了，也找不到该物料导致过期浪费；

4 容易损毁：疾控系统使用的比较多的安瓿瓶封装的标物，在存放取放的过程中，稍有不慎，容易造成标物的损毁意外事件；

5 购买、领用的全流程数据易缺失，造成不可追溯。每个人的领用记录应该可以查询归纳的，每个物料的领用信息也需要可以追溯，特别是有毒试剂。只有这样，才能确保有毒品的安全，同时减少专家评审中的不符合项目；

6 存在危险物质流失引起重大安全事故的隐患等；

7 临时发现库存不足，导致实验暂停甚至失败。进而造成样品和人工的浪费，贻误时间；

8 容易发生证书的管理漏洞，找寻困难、缺失等。

二、新方案的研究探讨

新系统的设计，要求能够较好地解决以上存在的问题，标准物质、试剂从人工简单管理迈上电子化管理新台阶。除一般系统的入库登记、出库领用、库存查询外，还增加了人员扫码管理、新增物料成批导入、临过期物品提醒、领用扫码、标签制作并打印二维码、各数据导出表格、数量不足提醒、证书附件上传等功能。特别是可以定制存放柜的透明冰箱，能较好地解决了冰箱存放混乱不规范、找寻困难和数据不完整、溯源性差等问题。

需要特别说明的是整数领用-使用不完-归还再入库的问题，比如领用了一瓶500毫升的试剂，结果使用量为200毫升，剩余300毫升。这个时候就需要归还再入库，这样才能保持数据的完整和试剂的安全保管。

另外，本系统除管理软件外，还有以下硬件设备：冰柜、存放柜、扫码枪和标签打印机。具体地来说，如下所示：

1、 入库登记

2、 出库领用

3、 库存查询

4、 过期提醒

5、 人员管理

6、 数量不足提醒：在库存查询页面中，当某物料的数量低于某个设定数量时，用红色或者绿色标示数量的不足。管理员可以导出数量不足列表，进行研判购买。

7、 证书上传：证书可以上传到服务器电脑，方便管理和下

8、 冰柜

9、 储存托盘及支架

10、 扫码枪

11、 打印机

12、 菌种管理概述

菌种管理的物料属性不同，需要根据菌种管理的专有特点进行重新设置。该系统能较好的兼容菌种管理的使用要求。在此暂不作详细介绍。