回复linggegezhang发表于：2011/2/25 8:55:37悬赏金额：
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已解决
我们实验室通过国家实验室认可已经有几年了。随着对体系的深入，发现外来文件不知如何管理才能做到又规范又方便？我们是企业内部实验室
外来文件，从字面上包括：各类标准，包括检测标准，管理体系标准（例如17025），CNAS认可各类指南和规则等，我们企业各子公司自己的原材料质量标准。甚至包括各类我们订阅的杂志，我们在网上搜索的有保存价值的期刊文摘。
我们文件程序里面还有一类文件规定，参考资料。
本来，我们对文件的管理是，*****-1/2/3-**，前面是我们实验室代码，接着是1、2、3代表各级文件，后面是流水号。对外来文件，我们规定为*****-36-**。但是几年下来，外来文件太多。管理很臃肿。
不知道如何简化？
另外，外来文件是否需要产生文件发放收回记录？
请高手指点！
能否把您们的编码规则说一下，我们也好给您正确的建议。我们的外部文件编码是W-类别-流水号。例如检测方法类标准中的第三的标准用W-FFBZ-003标识，综合类的第三个标准用W-ZHBZ-003标识。检测过程中不需要的文件资料按类编个目录单独存放。
你所谓的外来文件如果在体系中应用了，就应该受控管理，并且标准、指南等文件还应该定期查新。
既然属于受控文件，那么发放回收就应该登记。
另外，关于管理臃肿的问题，你可以采用分类编号，比如说标准编个号，指南编个号，期刊编个号，而不是所有的都用“36”来代替，这样，就会显得有条理一点。
外来文件，你就按内部文件的控制方法控制就很好了。主要就是要做到受控，这个是终极目的。
原文由 小格(linggegezhang) 发表:
原文由 mlb2003(mlb2003) 发表:
有没有制定相应的外来文件管理办法？外来文件也应有发放回收记录！ |
我们没有专门的外来文件管理办法，和文件控制程序相同。 外来文件多数都是存在资料管理员处，很多不需要发放。 甚至，有些我们不需要跟踪他的最新版本。例如杂志期刊，网上搜索下载资料等。
你那里有吗？可否借鉴一下？ |
实说外部文件管理办法么？百度一下能够查到的！另外，即使没有专门的外部文件管理办法，在你们的文件控制程序中也应该提到对这部分文件的管理的！
lhl1188 回复于：2011/2/25 15:57:16
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